Gestion des adhérents
Ce module permet de gérer les membres de l'association, leurs cotisations, les convocations d'assemblée générale ordinaire et les communications par e-mail.
Accès
Menu latéral → Gestion des adhérents
En mode multi-associations, le module peut être désactivé pour une association (fiche association → Modules activés). Il reste activé par défaut. Les modules Adhésions et Votes en ligne nécessitent que la gestion des adhérents soit active.
Liste des adhérents
La liste affiche tous les adhérents avec tri par nom, contact, gouvernance, statut d'adhésion et cotisation. Un filtre département (d’après le code postal) est disponible.
Depuis la liste vous pouvez :
- Créer un nouvel adhérent
- Consulter ou modifier une fiche
- Accéder aux paramètres de cotisation
- Générer une feuille de présence pour une AGO ou une AGE
- Envoyer des e-mails (diffusion générale ou rappels de cotisation)
- Administrateurs : cocher des lignes puis Exporter la sélection (CSV) (e-mail, prénom, nom)
Fiche adhérent
Informations obligatoires
- Nom et prénom
- E-mail valide
- Date d'adhésion
- Type de cotisation
Gouvernance
Vous pouvez indiquer si l'adhérent fait partie du conseil d'administration ou du bureau, avec une fonction éventuelle (Président, Trésorier, Secrétaire…).
Indicateur Relais
Si le module Relais est activé, une case Cette personne est Relais apparaît sur la fiche. Elle crée ou met à jour une fiche Relais. Pour un nouvel adhérent, la case est cochée par défaut. L'accès à l'espace Relais n'est accordé que si l'adhérent a déjà un compte d'accès (espace adhérent) ; sinon l'accès Relais sera lié dès l'activation de ce compte.
Documents joints
Sur la fiche (Voir ou Modifier), section Documents : ajoutez un document avec un nom libre (ex. Carte d’identité, Droit à l’image) et le fichier (PDF, images, LibreOffice ou Microsoft Office / Office 365 — max. 10 Mo). Téléchargement depuis la même section. Les documents ne peuvent pas être écrasés : choisissez un autre nom, ou demandez à un administrateur de supprimer l’ancien avant de le téléverser de nouveau. Seul un administrateur peut supprimer un document. Migration 142.
Cotisation et paiements
La fiche affiche la date du dernier paiement (calculée depuis l'historique des paiements cotisation) et l'historique détaillé.
Pour enregistrer un paiement :
- Ouvrez la fiche adhérent
- Renseignez la date, le montant et le mode de paiement
- Validez
Important : seuls les paiements enregistrés via Paiements cotisation sur la fiche adhérent alimentent le suivi (date affichée, rappels, feuille de présence). Un mouvement saisi uniquement en trésorerie ne suffit pas.
Trésorerie : si le module Trésorerie est activé, chaque paiement de cotisation crée automatiquement une entrée dans le journal de trésorerie. Ce mouvement ne peut pas être modifié depuis la trésorerie — modifiez ou supprimez le paiement depuis la fiche adhérent.
Avances et prêts
L'association peut enregistrer des avances ou prêts dans les deux sens :
| Sens | Signification |
|---|---|
| Association → Adhérent | L'association prête de l'argent à l'adhérent |
| Adhérent → Association | L'adhérent prête de l'argent à l'association |
Les remboursements sont enregistrés sur la même fiche. Si la Trésorerie est active, les mouvements comptables correspondants sont créés automatiquement.
Paramètres de cotisation
Menu Cotisations depuis la liste des adhérents.
Renouvellement
Deux modes sont disponibles :
- Date anniversaire : l'échéance est calculée à partir de la date d'adhésion de chaque adhérent
- Date fixe : tous les adhérents renouvellent à la même date (ex. 1er janvier)
Types tarifaires
Créez les types de cotisation (normal, réduit, bienfaiteur…) avec leur montant. Chaque adhérent est rattaché à un type.
Feuille de présence (AGO / AGE)
- Accédez à Feuille de présence
- Choisissez AGO ou AGE, puis indiquez la date de l'assemblée
- La liste ne contient que les adhérents à jour de cotisation
- Imprimez la page ou téléchargez le PDF
E-mails
Diffusion générale
Envoyez un message à tous les adhérents disposant d'une adresse e-mail valide.
Rappels de cotisation
Cible les adhérents dont la cotisation arrive à échéance dans les 30 prochains jours (ou déjà en retard), en tenant compte du dernier paiement enregistré et des paramètres de renouvellement (date fixe ou anniversaire).
Variables disponibles dans le texte :
- `{prenom}` — prénom de l'adhérent
- `{association}` — nom de l'association
- `{date_echeance}` — date d'échéance
- `{montant}` — montant de la cotisation
Droits utilisateur
Les administrateurs ont accès complet. Les utilisateurs standard peuvent avoir des droits limités : consultation seule, gestion des paiements, envoi d'e-mails, etc.