Gestion des fiches d'orientation
Les fiches d'orientation suivent une orientation vers un accompagnement (notamment psychologique). Elles sont confidentielles (conservation indicative : 3 ans).
Le parcours complet (réception → action → suivi) est décrit dans Cycle de vie d’une fiche d’orientation.
Accès
Menu → Fiches d'orientation (ou depuis Relais).
Module lié à Relais : il s'active automatiquement lorsque Relais est activé pour l'association.
Selon le contexte :
- Équipe association : liste paginée (10 fiches par page par défaut, longueur modifiable), création, consultation et modification. Colonnes Créée par (auteur de la fiche) et Traitée (date si la fiche a été suivie). Le Relais éventuellement lié reste visible sur la fiche, pas dans la liste.
- Référent social : voit aussi les fiches Relais/sentinelles (pas les orientations d’intervenants partenaires) non traitées dont le code postal de la personne tombe dans son périmètre. Il reçoit un message à la transmission et dans le rapport quotidien.
- Espace bénévole / Relais : vos fiches (et, pour un Relais, celles de son périmètre)
- Espace adhérent : vos propres fiches
Créer une fiche
Renseignez au minimum :
- la date
- le nom et le prénom de la personne orientée
- de préférence le code postal (sert au routage vers le référent social du bon département)
Vous pouvez aussi indiquer les coordonnées, la situation, la préférence de suivi, la langue, la structure / le contact partenaire, etc.
Lien Relais
Sur une fiche Relais, vous pouvez ouvrir une création préremplie. En staff, le choix d'un Relais peut préremplir structure, contact et référent.
Lien Action / Bénéficiaire (staff)
Selon vos droits :
- rattacher une action existante, ou en créer une depuis la fiche (bénéficiaire créé si besoin)
- si le créateur de la fiche est un intervenant partenaire, l’origine de l’action est ce partenaire
- sinon, si un Relais est lié à la fiche, l’origine est ce Relais
- créer / rattacher un bénéficiaire
- marquer la fiche comme traitée (automatique si une action est rattachée)
Le référent social ne crée pas l’action d’affectation aux psychologues : il renseigne le suivi social (notes pour mémoire + case Rediriger vers le référent Psy). C’est le référent Psy (ou un administrateur) qui crée l’action.
Ces options ne sont pas proposées dans l'espace bénévole ou adhérent.
Statuts
- Brouillon : fiche en cours de rédaction
- Transmise : fiche finalisée — un e-mail peut être envoyé aux administrateurs ; les référents sociaux du département (code postal de la personne) sont prévenus en messagerie pour les fiches Relais/sentinelles
- Traitée : suivi fait par l'association (bouton sur la fiche, ou automatiquement à la création d'une action liée)
Un rapport quotidien (vers 6 h) liste les fiches transmises encore non traitées (les brouillons sont ignorés) dans la messagerie des administrateurs (sans e-mail). Les référents sociaux reçoivent un rapport filtré (Relais/sentinelles de leur périmètre). Voir l’aide Messagerie.
Formulaire de contact du site web
Un formulaire public peut être intégré dans le site internet de l'association. Chaque demande envoyée crée automatiquement un brouillon de fiche d'orientation portant l'origine Site WEB.
Configurer le formulaire
Fiches d'orientation → Formulaire site web (administrateurs) :
- Activer le formulaire public : tant que la case est décochée, l'adresse publique affiche « introuvable »
- Identifiant du lien public : détermine l'adresse du formulaire (`https://votre-domaine.fr/contact?slug=...`
- Texte d'introduction, message d'avertissement et message de confirmation : librement modifiables (une ligne = un paragraphe)
- E-mail prévenu à chaque demande : en plus des administrateurs de l'association
Ce que remplit le visiteur
Nom ou pseudo (facultatif), adresse email (obligatoire), numéro de téléphone (obligatoire), moyen de contact préféré (téléphone ou email) et sa demande.
Le nom saisi est réparti en prénom / nom sur la fiche ; un simple pseudo est enregistré comme nom. Le texte de la demande, le moyen de contact souhaité et le nom exact saisi sont repris dans le champ Situation de la fiche.
Intégrer le formulaire dans WordPress
L'écran de configuration affiche un code prêt à coller. Dans WordPress (thème Twenty Twenty-Four) : page Contact → Modifier → bloc HTML personnalisé → coller le code → Mettre à jour. La hauteur du cadre s'ajuste automatiquement.
Suivi des demandes
La fiche arrive en brouillon : elle n'apparaît donc pas dans le rapport quotidien des fiches non traitées. Un e-mail prévient les administrateurs à chaque demande ; ouvrez la fiche, complétez-la puis passez-la en Transmise pour qu'elle entre dans le circuit habituel.
Protection anti-robots : champ piège invisible, jeton de formulaire à durée limitée et limitation à 5 envois par quart d'heure et par visiteur.
Droits utiles
- Modification : créateur ou administrateur (en portail Relais : aussi les fiches du Relais concerné)
- Suppression : administrateur uniquement